Die wichtigsten Punkte für ein optimales Briefing
Ein klar strukturiertes Briefing ist der Schlüssel zum Erfolg und kann die Zusammenarbeit maßgeblich vereinfachen. Zu Beginn eines Projektes erstelle ich mir daher gerne eine Übersicht über vorhandenes Material, das mit zur Verfügung gestellt wird und hole – wenn nötig – noch fehlende Informationen ein. In diesem Artikel erfährst du, welche Informationen ein Medical Writer braucht, um direkt loslegen und hochwertige Inhalte erstellen zu können.
1. Medium
Der erste Punkt betrifft das Medium, auf dem der Text erscheinen soll. Wo wird der Text veröffentlicht? Wird die Zielgruppe digital oder analog angesprochen? Handelt es sich um Social-Media-Content, einen Flyer oder Inhalte für eine Website? Wird der Beitrag auf einem Kongress, in einer Praxis oder gar in der Fußgängerzone zu lesen sein? Diese Information beeinflusst den gesamten Stil und Aufbau des Textes.
2. Zielgruppe
Die Zielgruppe bestimmt maßgeblich, wie komplex der Inhalt sein darf und welchen Ton der Text treffen sollte. Handelt es sich um Patienten, Angehörige, Ärzte oder medizinisches Fachpersonal? Soll der Text für Allgemeinmediziner oder Fachärzte geschrieben werden? Je klarer die Zielgruppe definiert ist, desto besser kann der Medical Writer die Sprache und die Inhalte anpassen.
3. Abgabedatum und Deadline
Eine klare Deadline hilft dem Medical Writer, den Arbeitsumfang realistisch zu planen. Gleichzeitig sollte die benötigte Vorlaufzeit berücksichtigt werden, um eine hochwertige und fristgerechte Lieferung zu garantieren.
4. Erscheinungsdatum
Ist das genaue Erscheinungsdatum bereits bekannt? Wenn ja, gibt es bis dahin eventuell noch relevante Änderungen, die bei der Texterstellung schon berücksichtigt werden können? Beispielsweise könnte eine neue Studienpublikation oder eine Zulassung für ein Medikament kurz vor der Veröffentlichung stehen. Vielleicht veröffentlicht auch die Konkurrenz noch eine relevante Neuerung, die schon bekannt ist.
5. Spezifikationen
Gibt es besondere Layout-Vorgaben, etwa ein festgelegtes Format wie Hoch- oder Querformat, oder muss der Text auf bestimmte Weise formatiert werden? Diese Informationen helfen dem Medical Writer, den Text optimal an die gewünschte Spezifikation anzupassen.
5a. Umfang
Wie lang darf der Beitrag sein? Medical Writer müssen häufig mit begrenztem Platz arbeiten, besonders bei Printproduktionen. Klare Angaben zur Zeichenzahl helfen, den Text präzise und fokussiert zu halten.
5b. Strukturvorgaben oder Vorlagen
Gibt es eine vorgegebene Struktur für den Text? Manche Kunden haben klare Vorstellungen davon, wie ein Artikel aufgebaut sein sollte. Diese Strukturvorgaben helfen dem Medical Writer, den Text von Anfang an richtig zu planen.
5c. Artikelnummer oder Pflichttext
Müssen Artikelnummern oder rechtlich vorgeschriebene Texte integriert werden? Zählt der Pflichttext zur Verfügung stehenden Zeichenzahl dazu?
6. Wording und Tone of Voice
Gibt es festgelegte Schreibweisen oder spezifisches Wording, das beachtet werden muss? Das sind wichtige Hinweise, um konsistent und korrekt zu schreiben und eventuelle rechtliche Probleme wie bestehende Abmahnungen zu umgehen. Auch Angaben zu firmenweiten Gender-Guidelines sind entscheidend.
6a. Anrede: Duzen oder Siezen?
Welche Anrede ist gewünscht? Diese Information ist besonders für die Tonalität des Textes wichtig, da sie den Grad der Förmlichkeit und Nähe zum Leser beeinflusst.
6b. SEO-Keywords
Wenn der Text digital veröffentlicht wird, sollten relevante SEO-Keywords definiert werden, um die Sichtbarkeit in Suchmaschinen zu optimieren.
7. Key Message
Was ist die zentrale Aussage des Textes? Häufig enthält ein Briefing viele Informationen, aber für den Medical Writer ist es essenziell, die Kernbotschaft klar zu kennen, um den Fokus des Textes darauf zu richten.
8. Call to Action (CTA)
Sollen die Leser am Ende des Beitrags zu einer Handlung aufgefordert werden? Eine Call-to-Action (CTA) könnte z.B. bedeuten, einen Arzt zu kontaktieren, sich zu registrieren oder eine Broschüre herunterzuladen oder eine Website zu besuchen. Solche Informationen sind wichtig, um den Text strategisch auszurichten.
8a. Ziellink
Soll der Text auf eine externe Seite verweisen, müssen QR-Codes oder (trackbare) Links eingebaut werden? Auch das ist für den Aufbau des Beitrags entscheidend.
9. Bilder und Grafiken
Bilder und Grafiken lockern jeden Text auf. Medical Writer sollten wissen, ob sie auf visuelles Material zugreifen können oder zusätzliche Informationen benötigen. Sind bereits Bilder oder Grafiken vorhanden, die verwendet werden sollen? Liegen die Nutzungsrechte vor oder müssen neue Grafiken erstellt werden? Auch Branding-Vorgaben spielen hierbei eine Rolle.
10. Medizinisch-wissenschaftliche Informationen
Gibt es zusätzliches Material oder Quellen, die für den Inhalt relevant sind? Dies könnten zum Beispiel Broschüren, Präsentationen oder Weblinks sein, die dem Medical Writer einen tieferen Einblick in das Thema geben.
10a. Referenzen und Quellen
Referenzen sind bei wissenschaftlichen Texten unverzichtbar und sollten von Beginn an berücksichtigt werden. Sind bereits Studien oder wissenschaftliche Arbeiten vorhanden, die in den Text eingebunden werden sollen? Eine Übersicht über häufig genutzte Studien spart Zeit bei der Recherche und erhöht die Aussagekraft der Texte.
11. Vorherige Versionen
Manchmal existieren bereits frühere Versionen eines Textes oder anderer Materialien. Diese sind oft eine hilfreiche Grundlage und können dem Medical Writer dabei helfen, sich schneller einzuarbeiten.
12. Stundenumfang
Wie viel Zeit wurde für das Projekt veranschlagt? Das beeinflusst die Detailtiefe des Textes und die Projektplanung auf Seiten des Medical Writers. Auch die Zeiterfassung ist ein Thema, das im Vorfeld geklärt werden sollte. Wird ein Stundenhonorar oder ein Pauschalpreis vereinbart? Ist eine Anzahl Korrekturschleifen vorab festgelegt?
13. Ansprechpartner/innen
Wer sind die relevanten Ansprechpartner für das Projekt? Und wer muss in eventuelle Korrekturschleifen eingebunden werden? Läuft der Text noch durch ein externes Lektorat?
Ein umfassendes Briefing ist das A und O für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem Medical Writer. Zugegeben – nicht alle der oben genannten Punkte sind für jedes Projekt relevant. Aber wenn alle relevanten Informationen klar und strukturiert zur Verfügung stehen, spart das nicht nur Zeit und Nerven, sondern verbessert auch die Qualität des Endprodukts. Ein gut gebriefter Medical Writer kann sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: exzellenten Content zu erstellen.
